Reçete profillerinden üretim emirlerine, sözleşme ilişkilerinden stok ve HACCP yönetimine kadar adım adım rehber.
DijiFood, işletmenizdeki her bir personelin yalnızca kendi uzmanlık alanındaki ekranları görebileceği güçlü bir Rol Tabanlı Erişim (RBAC) altyapısına sahiptir.
| Rol Adı | Gördüğü ve Yönettiği Alanlar | Erişemeyeceği Alanlar | Dahil Paket |
|---|---|---|---|
| Firma Yöneticisi (Admin) | Tüm sisteme tam erişim: Satış fiyatları, hammadde maliyetleri, faturalar, sözleşmeler, kullanıcı ekleme, sistem ayarları ve genel kar/zarar raporları. | — (Tam Yetkili) | Tüm Paketler |
| Gıda Mühendisi (Kalite & Üretim) | Reçete ve menü yönetimi, 72 saatlik şahit numuneler, mutfak kalite/hijyen kontrolleri, üretim emirleri ve fiili üretim sarfiyat veri girişi. | Finansal kar marjları, müşteri cari tahsilatları, fatura işlemleri. | Tüm Paketler |
| Diyetisyen | Menü planlama, yemeklerin kalori/protein/yağ/karbonhidrat değerleri, alerjen matrisleri, reçete profilleri, besin dengesi analizleri ve fiili üretim veri girişi. | Müşteri faturaları, şirket kasa hareketleri, personel maaş verileri. | Tüm Paketler |
| Aşçıbaşı / Mutfak Şefi | Günlük Üretim Planı, Üretim Emir Kağıtları (kg bazlı malzeme listesi), Reçeteler, Pişirme Sıcaklıkları ve Stok listesi. | Müşteri satış fiyatları, cari hesaplar, şirket kar/zarar raporları. | Tüm Paketler |
| Depo Sorumlusu | Sadece Stok ve Mal Kabul: Tedarikçiden hammadde girişi (İrsaliye), fiziksel depo sayımı ve anlık stok durumları. | Müşteri sözleşmeleri, satış faturaları, finansal raporlar. | Tüm Paketler |
| Sevkiyat & Şoför | Sadece Sevkiyat: Dağıtım rotaları, araç yükleme listeleri, teslim edilecek porsiyon adetleri ve taşıma irsaliyeleri. | Reçete maliyetleri, hammadde alış fiyatları, muhasebe kayıtları. | Profesyonel & Kurumsal |
| Ön Muhasebe | Müşteri cari hesapları, hakediş ve takip faturaları, tahsilatlar, genel gider dağıtımı ve maliyet analiz raporları. | Mutfak reçete formülleri ve operasyonel ayarlar. | Profesyonel & Kurumsal |
Ayarlar ➡️ Kullanıcı Yönetimi ➡️ Yeni Kullanıcı Ekle butonuna tıklayın. Personelin Adı Soyadı, E-posta adresi, Giriş Şifresi ve Kullanıcı Rolü (Örn: Aşçı, Diyetisyen, Şoför) seçilerek kaydedilir.
Catering sektöründe her müşterinin gramaj beklentisi veya bütçesi farklıdır. Standart 1 porsiyonluk reçeteler, müşteri gruplarına özel gramaj profilleri ve tematik yemek havuzlarıyla tam maliyet kontrolü sağlayın.
Reçete Yönetimi ➡️ Reçete Havuzu ➡️ Yeni Reçete butonuna tıklayın. Yemeğin adı (Örn: Orman Kebabı) ve kategorisi (Ana Yemek) seçilir. Sistemdeki tüm reçeteler doğrudan 1 Porsiyonluk standart malzeme miktarları üzerinden tanımlanır. Malzemeler (Dana Kuşbaşı, Bezelye, Havuç, Sıvı Yağ, Tuz) seçilir ve 1 porsiyona giren net gramajlar (gr/ml) yazılır. Sistem son hammadde alış fiyatlarına göre anlık Porsiyon Maliyetini otomatik hesaplar.
Reçete Yönetimi ➡️ Reçete Profilleri ➡️ Yeni Profil alanından profiller açılır (Örn: Fabrika Standardı (180g Et), Plaza Hafif Menü (110g Et), Anaokulu Standardı (70g Et)). Reçetenin içine girilip bu profil seçilerek malzemelerin o profile özel gramajları kaydedilir. Böylece aynı yemek, farklı müşterilere tam bütçesine uygun gramajda ve doğru maliyetle servis edilir.
Reçete Yönetimi ➡️ Reçete Havuzları ➡️ Yeni Havuz ekranından belirli müşteri kitlelerine veya mevsimlere özel yemek havuzları oluşturulur (Örn: Yaz Menüsü Havuzu, Sanayi Ağır Menü Havuzu, Diyet / Hafif Menü Havuzu, VIP Davet Havuzu). Havuzlara kategori bazında yemekler atanır (Çorbalar, Ana Yemekler, Yan Yemekler, Tatlılar/Meyveler). Akıllı Menü Sihirbazı çalıştırılırken doğrudan bu havuz seçilerek yalnızca izin verilen yemeklerle saniyeler içinde otomatik menü üretilmesi sağlanır.
Müşteri ve Sözleşme, DijiFood'un günlük üretiminden ay sonu faturasına kadar tüm sistemi besleyen temel kaynaktır.
Müşteri Yönetimi ➡️ Yeni Müşteri butonuna basılır. Firma Ünvanı, Yetkili Adı, Telefon, E-posta ve Teslimat Adresi bilgileri girilip kaydedilir.
Müşteri Yönetimi ➡️ Sözleşmeler ➡️ Yeni Sözleşme ekranına girilir:
• Müşteri Seçimi: Hangi firmaya ait olduğu seçilir.
• Öğünler & Kişi Sayıları: Sabah Kahvaltısı (50), Öğle Yemeği (150), Akşam Yemeği (30), Ara Öğün (20).
• Reçete Profili: Müşteriye uygulanacak gramaj standardı (Örn: Fabrika Profili).
• Birim Fiyat: Kişi başı anlaşılan porsiyon satış fiyatı (Örn: 110 ₺ + KDV).
• Hafta Sonu Teslimatı: Cumartesi/Pazar hizmet verilecek mi işaretlenir.
Müşteri Yönetimi ➡️ Şikayet Takibi ➡️ Yeni Şikayet ekranından müşteriden gelen yemek lezzeti, porsiyon gramajı, sıcaklık veya teslimat geri bildirimleri kayıt altına alınır. İlgili birime atanır, düzeltici işlem tamamlanır ve Şikayet Analiz Raporu tek tıkla PDF olarak alınır.
Hammadde mal kabulünden depolama sıcaklıklarına, fiziki depo sayımlarından paketleme ve demirbaş takibine kadar depo operasyonları.
Stok Yönetimi ➡️ Malzemeler ➡️ Yeni Malzeme alanından malzeme adı, kategorisi, birimi (kg, lt, adet), kritik minimum stok seviyesi ve ait olduğu depolama yeri seçilerek hammadde kartı açılır.
Stok Yönetimi ➡️ Depolama Yerleri ekranında işletmenizdeki fiziksel alanlar tanımlanır (Örn: Ana Kuru Gıda Deposu, Et Soğuk Hava (+4°C), Donuk Sebze Deposu (-18°C)). Mal kabulü yapılırken her malzeme ait olduğu depoya yönlendirilir.
Tedarikçiden mal geldiğinde Stok Yönetimi ➡️ Stok Durumu ➡️ Stok Hareketi Ekle (Giriş) kısmından irsaliye/fatura no, tedarikçi, malzeme, miktar ve alış fiyatı girilir. İlgili deponun stoğu anında artar ve hammadde son alış maliyeti güncellenir.
Stok Yönetimi ➡️ Depo Sayımı ➡️ Yeni Sayım ekranından depodaki rafta bulunan fiziki hammadde miktarları girilir. Sayım onaylandığında sistemdeki teorik stok miktarı ile fiziki miktar karşılaştırılır; oluşan eksi/artı farklar ve maliyet kayıpları Stok Yönetimi ➡️ Sayım Fark Raporu üzerinden incelenerek stoklar gerçek miktara eşitlenir.
Stok Yönetimi ➡️ Alerjen Yönetimi sayfasında 14 temel gıda alerjeni (Gluten, Laktoz, Yumurta, Balık, Soya, Fındık vb.) malzemelerle eşleştirilir ve menü çıktılarında otomatik gösterilir.
Stok Yönetimi ➡️ Paketleme Malzemeleri ekranından tek kullanımlık kaplar, sızdırmaz kaseler, streç film, alüminyum folyo, ekmek poşetleri ve ambalaj stokları takip edilir. Paketleme alımları doğrudan depoya işlenir.
Stok Yönetimi ➡️ Demirbaşlar kısmında işletmenin termoboxları, gastronom küvetleri, benmarileri ve mutfak ekipmanları adet bazında takip edilir. Müşteriye yemekle birlikte bırakılan servis kaplarının geri dönüşü kontrol edilir.
Stok Yönetimi ➡️ İhtiyaç Tahmini ekranı, önümüzdeki günlerin menü planını ve sözleşmelerdeki kişi sayılarını tarar. Pişecek yemekler için gereken toplam hammadde miktarını hesaplar ve depodaki mevcut stokla kıyaslayarak "Satın Alınması Gereken Eksik Malzemeler Listesi"ni kuruşu kuruşuna çıkarır.
Stok Yönetimi ➡️ Besin Değerleri ekranından malzemelerin 100 gramındaki kalori, protein, karbonhidrat ve yağ değerleri işlenir; diyetisyen ve mühendis kontrolleri için besin analizi matrisi oluşturulur.
Mutfak operasyonunun hatasız, tam gramajında ve doğru sarfiyat düşümüyle yürümesini sağlayan ana süreçtir.
Üretim ➡️ Yeni Üretim Emri sayfasına girilip tarih seçildiğinde sistem o gün aktif olan tüm sözleşmelerin kişi sayılarını ve o günün menüsündeki yemekleri otomatik birleştirerek toplam porsiyon ihtiyacını (Örn: 850 Kişilik Çorba, 850 Kişilik Kebap) çıkarır.
Üretim emri detayından "PDF İndir" butonuna basılarak mutfağa verilecek resmi emir kağıdı PDF olarak indirilir ve yazdırılır. Bu çıktıda aşçının kazana atacağı tüm malzemeler net kilogram/litre olarak yazar (Örn: Kırmızı Mercimek: 51 kg, Sıvı Yağ: 8.5 L, Tuz: 1.2 kg). Aşçı tahminle değil, standart reçeteli emir kağıdıyla yemek pişirir.
Pişirme tamamlandıktan sonra yetkili personel (Firma Müdürü, Diyetisyen veya Gıda Mühendisi) detay ekranındaki "Veri Girişi" butonuna basarak gerçekleşen net porsiyonları ve fiilen kullanılan hammadde miktarlarını sisteme kaydeder. Onaylandığı anda sistem harcanan tüm hammaddeleri depodan otomatik olarak düşer.
Yemeklerin doğru müşteriye, doğru porsiyon sayısıyla ve sıcaklığını kaybetmeden zamanında ulaştırılması.
Sevkiyat ➡️ Rota Yönetimi ekranından dağıtım araçları (Plaka, Şoför) ve aracın teslimat sırası belirlenir (1. Durak: X Fabrikası 12:00, 2. Durak: Y Şantiyesi 12:30).
Araç yüklenirken Sevkiyat Listesi üzerinden o rotadaki tüm müşterilerin Taşıma İrsaliyeleri tek tıkla toplu olarak yazdırılır. Şoför müşteriye vardığında teslim formunu imzalatır.
Sevkiyat ➡️ Yakıt Takibi ekranından dağıtım araçlarının alınan yakıt tutarları, litreleri ve kilometre sayaçları kaydedilir. Araç başına düşen gerçek yakıt maliyeti raporlarda lojistik gideri olarak izlenir.
Catering müşterilerinizin fiili hakedişlerini, ay sonu servis adetlerini, cari hesap bakiyelerini, nakit kasalarını ve genel gider paylarını kuruşu kuruşuna takip edin.
Muhasebe ➡️ Faturalar ➡️ Yeni Fatura sayfasına girilir. Müşteri ve ilgili fatura dönemi seçildiğinde sistem, ay boyunca üretilmiş ve revize edilmiş tüm fiili porsiyon adetlerini sözleşme birim fiyatıyla çarparak hakedişi kuruşu kuruşuna çıkarır. Varsa ekstra hizmetler (özel davet, tatlı, içecek vb.) eklenerek tek tıkla fatura oluşturulur ve kurumsal A4 PDF dökümü alınır. Vadesi geçen tahsilatlar ise Gecikmiş Faturalar ekranından kırmızı uyarıyla anlık takip edilir.
Muhasebe ➡️ Cari Hesaplar ekranından tüm müşterilerinizin toplam fatura borcu, yapılan ödemeler ve kalan açık bakiyeleri toplu olarak listelenir. Müşteri detayına girilerek geçmişe dönük tüm faturalar ve tahsilatlar incelenebilir; istendiğinde müşteriye gönderilmek üzere Resmi Cari Hesap Ekstresi tek tıkla PDF veya Excel olarak indirilir.
Muhasebe ➡️ Kasa Yönetimi ekranında işletmenizin fiziksel elden nakit kasaları, şirket banka hesapları ve POS hesapları açılır. Müşteriden gelen tahsilatlar (Nakit, Havale/EFT, Çek) doğrudan ilgili kasaya işlenerek cari bakiye düşürülür. Mutfak ve işletme masrafları da kasadan çıkış yapılarak kaydedilir. Kasa Hareket Raporu üzerinden şirketin anlık net nakit pozisyonu izlenir.
Muhasebe ➡️ Sabit Maliyetler ekranından işletmenin kira, elektrik, doğalgaz, su, internet, muhasebe ve idari giderleri aylık olarak işlenir. Sistem üretilen toplam porsiyon sayısını baz alarak her bir tabağa düşen Genel Gider Maliyet Payını hesaplar; yemeklerin gerçek net maliyeti ve müşteri karlılığı tam doğrulukla ortaya çıkar.
Catering işletmenizin hammadde maliyetlerinden müşteri karlılığına, mutfak firesinden genel gider dağıtımına kadar tüm finansal ve operasyonel verilerini anlık takip edin.
Raporlar ➡️ Analitik Raporlar ➡️ Fire/Kayıp Analizi ekranından reçetedeki teorik sarfiyat ile mutfaktan fiilen çıkan miktar karşılaştırılarak israf, porsiyon kaçakları ve parasal kayıplar tespit edilir.
Raporlar ➡️ Maliyet Raporları ➡️ Yemek Maliyet Analizi ekranından her yemeğin 1 porsiyonluk hammadde maliyeti, malzeme bazlı gider payları ve tavsiye edilen satış fiyatı listelenir.
Stok Yönetimi ➡️ Stok Listesi ve Sayım Fark Raporu alanlarından depolardaki mevcut hammadde miktarları, kritik stok seviyeleri ve toplam depo sermaye değeri anlık izlenir.
Raporlar ➡️ Analitik Raporlar ➡️ Üretim Analizi alanından seçilen tarih aralığında pişen toplam porsiyon sayıları ve müşterilere sevk edilen yemek adetleri görüntülenir.
Raporlar ➡️ Analitik Raporlar ➡️ Müşteri Karlılık Analizi ekranından müşteri cirosu ile harcanan hammadde maliyeti kıyaslanarak sözleşme bazlı net kar marjı (%) hesaplanır.
Raporlar ➡️ Maliyet Raporları ➡️ Üretim Maliyet Analizi ve Dönemsel Maliyet alanlarından günlük emirlerin gerçekleşen maliyeti ve aylık net ciro/kar tablosu dökülür.
Raporlar ➡️ Analitik Raporlar ➡️ Alerjen Matrisi alanından menülerin resmi alerjen uygunluk tablosu tek tıkla kurumsal PDF formatında indirilir.
Raporlar ➡️ Maliyet Raporları ➡️ Sabit Maliyet Dağılımı ekranından kira, elektrik ve personel giderlerinin tabak başına düşen genel gider payı analiz edilir.
Raporlar ➡️ Analitik Raporlar ➡️ Menü Besin Değeri ekranından aylık menünün günlük kalori, protein, yağ ve karbonhidrat değerleri bakanlık onaylı PDF olarak alınır.
Raporlar ➡️ Trend Raporları ➡️ Maliyet Trendi ve Kar Marjı Trendi alanlarından enflasyon ve fiyat değişimlerinin maliyetlere etkisi grafiklerle izlenir.
Raporlar ➡️ Analitik Raporlar ➡️ Hizmet Performansı alanından rota teslimat başarı oranları ve araç başına yakıt tüketim maliyeti raporlanır.
Müşteri Yönetimi ➡️ Şikayet Raporu ekranından lezzet, porsiyon ve teslimat geri bildirimlerinin çözülme süreleri ve müşteri memnuniyet skoru analiz edilir.
| Rapor Adı | Sağladığı Fayda ve İçerik | Format | Dahil Paket |
|---|---|---|---|
| Fire & Zayiat (Kayıp) Analizi | Teorik reçete sarfiyatı ile fiili mutfak tüketimi karşılaştırması ve israf tespiti. | PDF / Excel | Tüm Paketler |
| Reçete & Yemek Maliyeti | 1 porsiyon maliyeti ve malzeme maliyet dağılımı. | PDF / Excel | Profesyonel & Kurumsal |
| Stok & Depo Envanteri | Mevcut stok miktarları ve depo sermaye değeri. | PDF / Excel | Profesyonel & Kurumsal |
| Üretim & Satış Analizi | Pişen yemek hacmi ve porsiyon toplamları. | PDF / Excel | Profesyonel & Kurumsal |
| Müşteri Karlılık & Marjı | Müşteri bazlı ciro, maliyet ve net kar marjı (%). | PDF / Excel | Profesyonel & Kurumsal |
| Dönemsel Kar-Zarar | Aylık/yıllık ciro, brüt kar ve maliyet dengesi. | PDF / Excel | Profesyonel & Kurumsal |
| 14 Alerjen Matrisi | Menülerin resmi alerjen uygunluk tablosu. | Resmi PDF | Profesyonel & Kurumsal |
| Sabit Maliyet Dağıtımı (Overhead) | Kira, elektrik, personel giderlerinin tabak başı payı. | PDF / Excel | Kurumsal Paket |
| Menü Besin & Kalori Matrisi | Günlük kalori, protein, yağ ve lif dengesi. | Resmi PDF | Kurumsal Paket |
| Maliyet & Satış Trendleri | Hammadde enflasyonu ve zamana bağlı marj grafikleri. | Grafik / Excel | Kurumsal Paket |
| Hizmet & Yakıt Performansı | Rota teslimat oranları ve araç yakıt sarfiyatı. | PDF / Excel | Kurumsal Paket |
| Müşteri Şikayet Analizi | Müşteri memnuniyet skoru ve departman çözümleri. | PDF / Excel | Kurumsal Paket |
Gıda numunesi takibinden sıcaklık kayıtlarına, mutfak hijyen kontrollerinden Tarım Bakanlığı ve ISO 22000 denetim standartlarına tam uyum.
HACCP ➡️ Sıcaklık Kayıtları ➡️ Yeni Kayıt ekranından soğuk hava depoları (+4°C), donuk muhafaza (-18°C), pişirme sıcaklığı (>75°C) ve servis/benmari dereceleri periyodik olarak kaydedilir.
HACCP ➡️ Kontrol Noktaları ➡️ Yeni Kontrol Noktası alanından mutfaktaki soğuk hava dolapları, derin dondurucular ve pişirme ocakları tanımlanır; her nokta için minimum ve maksimum sıcaklık sınırları belirlenir.
HACCP ➡️ Gıda Numuneleri ➡️ Yeni Numune alanından pişen yemeğin adı, öğünü, numuneyi alan personel, dolap sıcaklığı ve kavanoz fotoğrafı yüklenir. Sistem 72 saati geri sayar ve süre dolunca "İmha Edilebilir" statüsüne geçirir.
HACCP ➡️ Günlük Kontroller ekranından mutfak açılış/kapanış kontrol listeleri, genel temizlik, dezenfeksiyon, depo düzeni ve atık yönetimi maddeleri kontrol edilip onaylanır.
HACCP ➡️ HACCP Raporları ekranından resmi kurum denetimlerinde istenen Aylık Sıcaklık Takip Çizelgesi, Numune Saklama ve İmha Defteri ile Denetim Raporları tek tıkla PDF veya Excel olarak indirilir.
Mutfak personelinin periyodik sağlık raporları, hijyen denetimleri, eğitim belgeleri ve günlük devam takibi.
Personel ➡️ Personel Listesi ➡️ Yeni Personel alanından çalışanın adı, departmanı (Mutfak, Sevkiyat, Depo, İdari), görevi, iletişim bilgileri ve işe başlama tarihi kaydedilir.
Personel ➡️ Eğitim & Sağlık ekranından portör muayeneleri, akciğer grafileri, iş sağlığı raporları ve hijyen eğitim belgeleri işlenir. Geçerlilik süresi dolmak üzere olan belgeler için sistem otomatik uyarı verir.
Personel ➡️ Hijyen Kontrolleri kısmından mutfak personelinin tırnak, bone, iş kıyafeti, el hijyeni ve yara/enfeksiyon durumları günlük olarak denetlenip puanlanır.
Personel ➡️ Devam & Mesai ekranından personelin günlük işe giriş-çıkış saatleri, fazla mesaileri, hastalık raporları ve yıllık izin hareketleri kayıt altına alınır.